CLIENTES
Na opção “Clientes”, teremos a visão de todos os nossos clientes cadastrados, com informações
valiosas; nome, nome da empresa, e-mail, telefone, credito a receber, credito não utilizado. Deixando
assim mais pratica a consulta e visualização dos seus clientes .
E podemos acrescentar mais clientes em nossas listas de “Clientes”, Vejamos com e simples usando o
Zoho Books.
CADASTRANDO NOVOS CLIENTES
Ao entrarmos na opção “Cliente” e no ícone ” + ” , teremos a visão da plataforma para cadastro para “Novos clientes”, esta plataforma nos dará a opção de cadastrar o novo cliente rico em detalhes entre tipo de cliente, dados da empresa entre outros campos primordiais para o enriquecimento de dados para assim termos um perfil completo do nosso cliente
Devemos completar os campos a baixo para que o Banco de dados do cliente fique completo para pesquisas futuras. Outros detalhes Esta opção nos dará a opção de enriquecimento de detalhes ao cliente
Endereço
Esta opção nos dará a opção de enriquecimento de detalhes ao no endereço do cliente
Pessoas de Contato:
Esta opção nos dará a opção de enriquecimento de detalhes aos contatos com o cliente
Observações:
Esta opção nos dará a disponibilidade de pontuar algumas observações aquele cliente
Visão completa do cliente.
Aqui poderemos contemplar o “Novo cliente” com todos seu detalhes em uma bela apresentação ricas de detalhes, podendo acessar na ” aba superior” como; Visão geral, Comentário, Transações, E-mails, Extratos. E podendo criar ”Novas estimativas”, e “Nova fatura “, para aquele cliente
Estimativa
A ferramenta “Estimativa ” e muito poderosa, e poderá alavancar as suas vendas pois você pode criar estimativas e enviar aos seus clientes . E estimativa e uma proposta que você envia aos clientes, detalhando todos os itens e seus preços que você planeja vender para eles. Depois que seu cliente aceitar a estimativa, ela poderá ser convertida em seu pedido de venda subsequente ou em uma fatura.
COMO CRIAR UMA ESTIMATIVA
Após ter clicado na opção “Estimativa” clique na opção ” + “, para criar uma nova “Estimativa”.
- Preencha os detalhes do cliente, detalhes do item e outros campos obrigatórios.
Crie um data para INICIO e FIM daquela estimativa.
Clique em Salvar como rascunho para criar um rascunho ou em Salvar e enviar para o endereço de
e-mail do cliente imediatamente
Após ter salvo todos dados iremos enviar por e-mail ao cliente observe a baixo :
CONVERTENDO A ESTIMATIVA EM VENDA E FATURAS
Dentro de estimativa(orçamento) enviada ao cliente você tem a opção de transformar esta opção em “Vendas” de modo simples e eficaz. Após o cliente ter aceito a “Estimativa” (Orçamento) iremos executar os seguintes passos:
Va no “Numero da Estimativa “
Após ter clicado no numero do orçamento aprovado iremos na seguinte opção “Converter” e o ponderar escolher a opção desejada seja ela ” Converter em ordem de Venda”.
Após ter clicado no numero do orçamento aprovado iremos na seguinte opção “Converter” e o ponderar escolher a opção desejada seja ela ” Converter para Fatura”.
Após a escolha você será direcionado para o campo de opção “Faturas”
Faturas e comissão
Em faturas e comissão você pode encontrar uma ferramenta onde você ponderar automatizar criando uma
regra para coletar pagamentos antecipados de seus clientes, e gerando comissão em varias faturas.
Vejamos a baixo como e simples criar esta regra de automatização.
Como entrar:
Faturas de comissão
Crie uma nova fatura de comissão
Ordem de Venda
Um Pedido de Venda é um documento enviado aos seus clientes confirmando os itens e preços de uma venda. Um pedido de venda geralmente é criado depois que uma cotação é aceita por seus clientes e seus itens estão prontos para serem enviados ou entregues a seus clientes.
- O fluxo de trabalho de um pedido de venda no Zoho Books é o seguinte:
- Crie um pedido de venda detalhando os itens que você venderá para seus clientes e seus preços.
- Salve-o como Rascunho (Estimativa) .
- Depois que o pedido de venda for confirmado, converta-o em Open (Vendas) .
- Converta o pedido de venda em Fatura e envie ao seu cliente.
- Se você tem pouco estoque de seus itens, pode converter seu pedido de venda em um pedido de compra .
Logo a baixo poderemos ver 3 formas diferentes de realizar um pedido de venda de uma maneira simples
e ágil.
Criando uma Ordem de Venda no Zoho Books
No Zoho Books opção “Ordem de vendas ” encontraremos uma grade facilidade em executar uma ordem
de venda pulando etapas de estimativas (Orçamento), indo direto ao ponto, vejamos a baixo com executar
esta função do Zoho Books.
- Va para Venda> Ordem de venda
- Canto superior direito clique no botão “+ Novo”
Após criada a nova ordem de venda deveremos preencher todos os dados previsto para a geração de uma
rodem de vendas conforme as fotos a baixo :
- Preencha os detalhes do cliente e do item, data de envio e quaisquer outros campos aplicáveis ao
seu pedido de venda. - Clique em Salvar como rascunho para criar um rascunho ou em Salvar e enviar para enviá-lo
imediatamente para o endereço de e-mail do cliente.
Após o devido preenchimento você terá 2 opções: Salvar como rascunho.
- Esta opção você ponderar deixar em anexo para futuros faturamento Salvar e enviar
- Esta opção você ponderar salvar uma copia e enviar outra de ordem e aguardar a confirmação e (validação por e-mail) do comprador para assim a ordem de venda virar uma fatura de recebimento.
Agora se você salvou como “rascunho”, e o pedido foi confirmado sem ser enviar por e-mail, então você ponderar também validar este pedido para virar uma “fatura”, clicando em “Marcar como confirmado”
Gerando a fatura
Após a confirmação dos dois tópicos a cima de acordo com sua necessidade, então iremos converter o
pedido de venda em fatura.
Entraremos no campo de geração da fatura do da ordem de venda aprovada, escolhendo a opção melhor
para o momento sendo ; salvar e enviar por e-mail ou salvar como rascunho.
Após termos confirmado teremos a tela seguinte mostrando as confirmações de execuções, transformando
a ordem de venda em uma fatura.
Converter em ordem de compra
De acordo com fluxograma devemos lembrar que se depararmos com a situação de “ESTOQUE BAIXO”,
podemos converter o pedido em ordem de compra.
- Va em faturas
- canto superior direito opção (Mais) escolha a opção “Converter em ordem de compra”.
Importar Pedidos de Vendas
Outra forma de adicionar ordem de vendas no Zoho Books é importá-los. Você pode importar as ordem de
vendas que possui em seu sistema no formato CSV, TSV ou XLS. Veja como:
- Vá para Vendas > Ordem de Vendas .
- Clique no ícone ” … ” no canto superior direito da página.
- Selecione Importar Ordem de Vendas .
Desta forma você estará importando todas as ordens de vendas a partir de vários locais armazenados seja:
área de trabalho, nuvem, documentos.
- Selecione o tipo de arquivo externo a receber.
- Próximo.
Pronto já esta sendo importado os dados de ordem de vendas externas.
FATURAS
Criando uma nova Fatura
Você pode criar uma nova fatura pulando algumas etapas se assim for a sua necessidade
- Ordem de venda
- Canto superior “+ Novo”
- Realizar os preenchimento dos dados
- Salvar como “Rascunho” ou “Salvar e enviar”
Como faturar um pedido ou verificar a situação para faturamento
Em faturas teremos um quadro com todas as especificações detalhadas de todas as faturas, podendo detalhar entre;status, nome do cliente, etc.
Esta dashboard Zoho Books você pode criara fatura de algumas formas tipo:
Todas Faturas
Em todas faturas você pode classificar as ordem para execução da criação da fatura.
Sigamos um exemplo de uma efetivação de uma determinada fatura.
Vamos usar neste momento alguma venda que foi salva como “Rascunho” aguardando a
confirmação.
Confirmando a venda e gerando fatura
Envie o Pedido de Venda
O pedido de venda foi criado. Você pode enviar o pedido de venda por e-mail ao seu cliente ou marcá-lo
como confirmado
Agora se você salvou como “rascunho”, e o pedido foi confirmado sem ser enviar por e-mail, então você ponderar também validar este pedido para virar uma “fatura”, clicando em “Marcar como confirmado”
Gerando a fatura
Após a confirmação dos dois tópicos a cima de acordo com sua necessidade, então iremos converter o pedido de venda em fatura.
Entraremos no campo de geração da fatura do da ordem de venda aprovada, escolhendo a opção melhor para o momento sendo ; salvar e enviar por e-mail ou salvar como rascunho
Após termos confirmado teremos a tela seguinte mostrando as confirmações de execuções, transformando a ordem de venda em uma fatura.
Link de Pagamentos
Nesta opção iremos encontrar o conforto de realizar cobranças através de um link gerado pelo Zoho Books
e podemos entender seu funcionamento da seguinte forma .
Criando meu primeiro Link para pagamento
- Links de pagamento
- Criar link pagamento
Ao criar um “novo” link para pagamento você deverá;
- Preencher todos os campos
- Salvar ou Salvar e compartilhar por E-mail
Salvar e Compartilhar
Salvar e Compartilhar
Ao escolher a opção salvar e compartilhar você deverá preencher os dados a baixo;
Após ter preenchido devera:
- Salvar e selecionar
- Salvar e enviar
Podemos também executar o pagamento no ato
Pagamentos Recebidos
Em pagamentos recebidos, você ponderar gerir suas recitas mensais podendo identificar pagamentos ,
pagamentos adiados , pagamentos faturados.
Como posso gerir as minhas contas e recebidas ?
- Em pagamentos recebidos vá em todos pagamentos recebidos
- Escolha a opção de verificação
Como Criar um novo registro de pagamento?
O novo registro pode se dar em uma situação que o cliente gostaria de efetuar um pagamento de uma
determinada compra.
- Canto superior direito na opção “+ Novo”.
- Preencha todos os dados para criação de um novo recibo Pagamento
Após ter gerado o pagamento recebido você poderá imprimir ou enviar por e-mail ao cliente .
Faturas Recorrentes (Periódica)
A fatura recorrentes ou periódica se excuta dentro de um fluxo da seguinte forma; Perfil recente , fatura e
podendo se integrar em três partes; salvar como rascunho, fatura enviada, alterar automaticamente e
enviar fatura.
Uma Fatura Periódica é uma fatura que é enviada ao seu cliente em intervalos regulares de tempo.
Como funciona uma fatura recorrente?
O fluxo de trabalho de uma fatura no Zoho Books é o seguinte:
- Defina suas configurações para fatura recorrente no Zoho Books.
Crie ou importe faturas recorrentes.
Depois de criar uma fatura recorrente, a próxima fatura recorrente será gerada automaticamente após
o período de tempo.
Registre o pagamento da fatura recorrente manualmente ou debite o cartão de crédito do cliente
automaticamente para a fatura recorrente.
Interrompa uma fatura recorrente se não quiser mais gerá-la.
Execute outras ações na fatura recorrente, como Editar, Imprimir e Clonar.
Criar e enviar faturas recorrentes
Para começar com as Faturas Recorrentes, você terá que certificar-se de que elas estão habilitadas no
Zoho Books. Após fazer isso, você pode criar uma fatura recorrente ou importá-la diretamente do seu
sistema.
Criar Fatura Recorrente
Ao criar uma fatura recorrente para um cliente, você basicamente configura um perfil recorrente para ele. Este perfil recorrente conterá todas as faturas que são geradas e ainda serão geradas. Você pode configurar como salvar uma fatura recorrente nas Preferências de fatura recorrente . Cenário: Patrícia cria uma fatura de $ 1.100 para seu cliente Brandon. Ela exige que uma fatura com os mesmos detalhes e valor seja enviada semanalmente ao cliente. Nesse caso, Patrícia pode criar uma fatura recorrente semanalmente. Toda semana Brandon recebia uma fatura no mesmo valor com a data atualizada.
Para criar uma nova fatura recorrente:
- Vá para Vendas > Faturas recorrentes .
- Clique no botão + Novo no canto superior direito da página (ou pressione n ).
- Preencha os seguintes dados:
Nome
do cliente Selecione o cliente para o qual deseja criar uma fatura recorrente.
Nome do perfil
Insira um nome para o perfil que irá gerar todas as faturas recorrentes.
Repetir a cada
Escolha o intervalo de tempo para o qual a fatura recorrente deve ser gerada. Você pode escolher entre os
períodos de tempo padrão, como semana, mês, ano, ou inserir o seu próprio clicando em Personalizar .
Vendedor
Associar um vendedor à fatura recorrente.
Horas de Projeto Associado
Associe qualquer projeto associado à fatura recorrente.
Detalhes do item
Selecione os itens para os quais deseja criar uma fatura recorrente.
- Você também pode inserir as Notas do cliente e os Termos e condições a serem exibidos na fatura
recorrente. - Clique em Salvar .
Após a criação de uma fatura recorrente, as faturas filhas geradas serão salvas como Rascunho ou
enviadas aos seus clientes imediatamente. Saiba como definir essas configurações nas Preferências da
Fatura Periódica .
Se uma fatura ou perfil recorrente foi criado para uma data anterior, as faturas filhas serão geradas
somente após a data atual.
Vamos entender isso melhor com a ajuda de um exemplo. Hoje é 28 de fevereiro de 2022. Você cria uma
fatura recorrente hoje para a data de 31 de janeiro de 2022 semanalmente. Portanto, as faturas filhas
seriam em 7 de fevereiro, 14 de fevereiro, 21 de fevereiro, 28 de fevereiro, 7 de março e assim por diante. A
última fatura do perfil recorrente deve ser gerada hoje (28 de fevereiro). No entanto, as faturas secundárias
serão geradas somente após a data atual (hoje). Assim, a primeira fatura do perfil recorrente será gerada
no dia 7 de março de 2021.
Importar Faturas Recorrentes
Você pode importar uma lista de faturas recorrentes que possui no formato CSV, TSV ou XLS. Veja como:
- Vá para Vendas > Faturas recorrentes .
- Clique no ícone Hambúrguer no canto superior direito da página. Selecione Importar Faturas Periódicas .
Importar Faturas Recorrentes:
- Clique no botão Escolher arquivo em Carregar arquivo . Você pode baixar o arquivo CSV ou XLS de
amostra para sua referência clicando em arquivo csv de amostra ou arquivo xls de amostra .
Insight: O tamanho do arquivo não pode ser superior a 1 MB.
- Escolha a codificação de caracteres e o delimitador de arquivo para o seu arquivo. O delimitador de
campo é usado para separar dois valores em uma linha. Ao importar faturas recorrentes, o
delimitador de arquivo padrão é a vírgula (,).
Insight: a codificação de caracteres é usada para emparelhar números com caracteres. Por padrão, é
usada a codificação Unicode Transformation Format (UTF-8), que suporta uma ampla variedade de
caracteres que vão além de 8 bits.
- clique em Avançar .
- Selecione o arquivo
- Assegure-se de que todos os campos estejam mapeados corretamente na página Mapear campos .
- Marque a caixa Salvar essas seleções para uso durante importações futuras se desejar usar o
formato de importação semelhante na próxima vez. - Clique em Avançar
- Importação final
Clique em Importar .
Notas de credito
Uma Nota de Crédito é um documento emitido por um fornecedor para um cliente quando as mercadorias
são devolvidas ao fornecedor após uma venda. Isso pode acontecer devido a razões como mercadorias
danificadas ou não satisfatórias. A nota de crédito é criada para o valor da mercadoria devolvida.
Converter para abrir
Se você salvou sua nota de crédito como Rascunho , pode convertê-la para o status Aberto para garantir que a nota de crédito esteja ativa e apareça em seus relatórios de vendas. Para marcar uma nota de crédito como aberta:
- Vá para Vendas > Notas de Crédito .
- Selecione a nota de crédito no status Rascunho que você deseja converter em aberto.
- Clique no botão Converter para abrir no canto superior direito da página.
